StepOver - Solucion de firma electronica

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Aplicación de los pads de firma StepOver en los procesos corporativos internos

En los procesos corporativos internos las soluciones de StepOver hallan las más diversas aplicaciones. Algunas cadenas comerciales optan por la firma electrónica para evitar los formularios en papel en lo que respecta a la contabilidad de nóminas. De este modo pueden llevarse a cabo los procesos relevantes para la contabilidad entre tiendas y sedes centrales de forma electrónica, evitando el choque de medios. Los procesos automatizados se traducen en un ahorro enorme de recursos y suponen una optimización en los procesos. Los formularios en papel con errores, incompletos o ilegibles, que a menudo hacen necesarias copiosas aclaraciones entre los empleados y los departamentos correspondientes y requieren un enorme trabajo de corrección, ya forman parte del pasado. Todos los datos relevantes para la contabilidad de nóminas pueden transferirse para su tramitación posterior en el software de contabilidad en apenas una fracción del tiempo que se necesitaba antes.

Otra posible aplicación consiste en la comprobación y autorización de cuentas. En algunas empresas las facturas se autorizan directamente mediante la firma electrónica del encargado. Puesto que nuestros dispositivos no se limitan a reflejar la imagen de la firma sino que también registran datos biométricos como la presión, la velocidad del trazado, etc., en caso de litigio, la firma puede ser análizada por parte de un perito grafólogo y descubrise inequívocamente quién fue el firmante. Dado que los datos biométricos están protegidos por una clave privada que se encuentra en posesión del notario, el uso ilegítimo de firmas no es posible (por ejemplo copiando y pegando los datos de firma en otro documento). Además, el documento firmado está protegido contra modificaciones posteriores por sumas de verificación.
La solución de firma electrónica (tanto el hardware como el software) de StepOver GmbH, cuenta con la certificación de la Asociación de Supervisión Técnica del Sarre TÜV. Además, estamos en posesión de un certificado expedido por un grafólogo independiente aceptado por los tribunales ha confirmado que dice que los datos biométricos que quedan registrados en los pads de fima StepOver son idóneos para su comparación incluso con firmas trazadas en papel.

Para la aplicación en procesos corporativos internos, normalmente es suficiente con pads de firma de pantalla pequeña, puesto que el firmante normalmente puede ver el documento que está firmando en la pantalla de su propio ordenador. De entre nuestros modelos, los que mejor se ajustan a esta aplicación son: naturaSign Pad Classic y naturaSign Pad Mobile.

Ventajas:

  • Ya no es necesario ni imprimir ni rellenar a mano formularios
  • Los documentos ya no desaparecerán nunca más en los archivos físicos
  • La enorme pérdida de tiempo que suponía el envío, escaneado y destrucción de los documentos ya son cosas del pasado
  • Ya no son necesarias aclaraciones por formularios con errores, incompletos o ilegibles, gracias a las comprobaciones de plausibilidad que se pueden realizar en el mismo momento de rellenar el formulario
  • Ya no es necesario introducir manualmente los datos en un sistema ERP, se automatiza el proceso
  • Optimización de procesos gracias al considerable ahorro de papel, a la reducción de los costes de envío y eliminación de muchos pasos manuales
  • La pérdida de comprobantes y la costosa recomposición posterior pertenecen también al pasado
  • Los procesos se vuelven más transparentes, existen muchos datos que se pueden consultar en cualquier momento como por ejemplo las valoraciones o el estado de un trámite
  • Los procesos internos pueden comprobarse digitalmente y las responsabilidades son más claras

Aplicación de la firma electrónica manuscrita con SAP Interactive Forms de Adobe

En el departamento de Recursos Humanos de los Supermercados Rewe se acabó el imprimir y rellenar a mano formularios así como el lento envío, escaneado y destrucción de los formularios en papel. Todo ello pertenece al pasado ya que los procesos administrativos entre los supermercados de REWE y las instalaciones centrales se tramitan a partir de ahora de forma completamente electrónica a través del EDPP (siglas en alemán para portal del personal de servicios del comercio al por menor). Los documentos que necesitan ser firmados, se firman a través de la firma electrónica de StepOver directamente en el sistema, y son transmitidos y procesados electrónicamente en un corto plazo.

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